引言

施工单位在项目施工过程中，需要处理大量经济合同、往来单据以及设计图纸等材料，印章使用需求巨大，涉及金额不容小觑。一旦印章使用脱离公司管控，很可能造成资金挪用、虚构债务等情况发生，最终导致项目亏损甚至停工。近年来，随着施工企业风控意识的不断增强，企业公章的保管及使用逐渐规范，但出于效率考虑，项目部仍然保留了若干专用印章，例如技术资料专用章，供管理人员在经济活动以外的事项上自主使用。而实践中，屡有项目部人员违法企业规定，使用技术资料专用章以施工单位名义对外签订合同，最终由施工单位对外承担合同责任的事件发生，使得施工企业苦不堪言。如何平衡用章安全与效率，已成为施工企业管理的老大难问题。基于此，本文结合实务案例，以技术资料专用章为典型，就项目部印章管理提出几点建议，以期拓展施工企业在用章管理中的思路。

一、相关案例

实务中，施工单位项目部人员越权使用技术资料专用章对外签订经济合同，合同相对方起诉公司主张债权的案例屡见不鲜。本文选取其中三个案例，以作说明。

案例一 浙江省高院（2016）浙民申2371号案裁判要旨：关于周某是否可以代表施工单位A公司与张某签订聘用协议和结算单的问题。虽然聘用协议和结算单均加盖的是技术资料专用章，且该章中有“此章不得用于签订合同”，但周某为A公司内部承包人，且工程项目部系A公司的内部机构，周某持有项目部技术资料专用章，张某有理由相信周某可以代表A公司。因此，张某可以向A公司主张权利，A公司需根据结算单载明金额支付款项。

案例二 浙江省高院（2018）浙民再237号案[1]裁判要旨：对于蒋某使用刻有“不得用于任何经济来往和经济合同”内容的印章签订的合同，施工单位是否承担付款责任的问题，关键在于审查蒋某是否具有授权表象、施工单位是否有认可行为。

案例三 浙江省高院（2020）浙民再38号案[2]裁判要旨：本案中B公司证明了A公司使用印章已突破了原有的使用用途；案涉工程由A公司中标，对此A、B公司均为明知，B公司在签订《沥青路面施工合同》时完全有理由相信廖某系代表A公司，符合表见代理特征；B公司也向A公司开具了发票，证明双方有直接付款行为；客观上，B公司亦实际进行了施工。综上，A公司应承担《沥青路面施工合同》的合同义务。

小结：

实务中，对于项目部人员使用技术专用章对外签订合同，合同相对人主张施工单位承担因合同债务的，法院审查的重点在于：

1.代表公司签订合同的人员是否有公司授权？对此，若签订合同代表具有公司授权，如存在具体授权书或内部承包合同中公司授权项目经理全权负责项目建设的，该缔约行为往往会被认定为职务代理行为，法律后果由公司承担[3]。

2.如果事实上无授权，是否构成表见代理？实践中，即使在公司与员工内部约定中明确了禁止使用技术专用章签订合同，但如果善意无过错的合同相对人有理由认为行为人有代理权的，例如该员工出具了授权文件或为项目经理，又或此前以同类方式已进行过多次经济活动而公司未提出异议的，本次交易满足表见代理的构成要件，合同相对人有权要求公司就被代理行为的后果承担责任[4]。

3.即使不构成表见代理，公司是否有事后追认行为？如果公司对该合同的成立生效存在接受合同相对人履约行为、已支付部分款项、开具发票等意思表示的，该意思表示将被认定为原本的无权代理行为已得被代理人追认，因此产生有权代理的法律后果[5]。

二、针对性建议

针对以上认定情形，施工企业在制定应对方案时，也需首要考虑：1.明确限制对主要管理人员的授权范围；2.将内部规定所禁止的事项外部化；3.加强工程建设全过程管理，尤其对收货、付款、开具发票等事项，投入管理精力。

制度建立：

1.以“安全为先，兼顾效率”为原则，针对印章管理制定一套体系化且具有可操作性的规范。从印章的刻制审批流程、印章的类型及数量限制、印章备案，到各类印章的使用范围限制、用印审批流程、印章保管，再到印章遗失或毁损后的处置、印章的回收或销毁等内容，尽可能作出明确、具体的规定。

2.有了完整制度规范，还要保证严格地执行。一方面，施工企业相关职能部门及项目部管理人员需就印章制度的严肃性有充分的认识，对此，可以通过定期召开制度培训会、讨论会，进行印章管理制度的普及及完善；另一方面，也需加强责任落实，严厉制止不符合管理规范的行为发生，与主要人员签订内部责任书，对于违规刻制、使用印章的行为人，予以及时处理并以书面方式明确后果承担。

信息公示：

3.以建设项目为单位，对外公示授权人员以及印章使用的相关信息。在大量实务裁判中，认定项目部违规用章订立合同对施工单位产生法律效力的依据都来源于表见代理制度。而否认表见代理成立的关键在于，能够证明合同相对人知道或应当知道合同签订人无权使用项目部章代表公司订立合同。因此，可通过多渠道进行信息公开的方式将内部授权情况外部化。具体而言，可进行的工作有：

（1）对于技术资料专用章等非用于经济活动印章，在刻制时必须在印章上写明“不得用于任何经济来往和经济合同”或同义字样，否则不得使用；

（2）通过企业官网、企业微信公众号、项目部公告栏、财务部门醒目位置、报纸等公开渠道，公示项目部主要管理人员授权范围、印章使用须知、合同专用章样式等主要信息，强调未使用专门印章的书面材料均对施工单位不产生任何法律约束力，必要时进行公证；

（3）对在建项目进行梳理，针对长期合作伙伴，考虑统一发函，告知授权情况、用章要求。请求反馈此前合作中是否存在违规用章情况，若有，双方可签订补充协议，重新确认合同效力。

合同签订：

4.针对采购、租赁、专业分包、劳务分包等工程领域常见的类型化合同，制定示范文本，向项目部推广使用。合同文本中明确，签订、变更本合同以及本合同项下送货、对账、结算事宜必须使用公司行政章或合同专用章，使用其他印章均不产生效力。即使是使用对方文本，也建议在审查合同时，将印章类型及权限条款加入其中。

5.优化办公系统，推广使用电子印章，逐步减少、取消项目部实体印章的刻印。电子印章依托网络数据形成，其使用受到系统的严格监控及内置审批流程的严格限制，即使出于效率考虑下放部分项目部印章的审批权限，但对于公司而言用章情况仍然处在掌控之中，对于违规用章行为，有渠道进行监督、检查和及时制止。

6.对于已经存在的实体印章，严格按照电子审批流程进行立项、用章申请，但公司也应当保证对符合要求的申请及时审批通过。

合同履行：

7.开具发票、支付款项前做好基础审查工作，避免出现争议后公司被认定为对项目负责人违规缔约行为进行了追认。以电子化办公系统为依托，将合同立项、用章申请、款项支付申请统筹到一区块当中，在立项阶段做好合同关键信息的录入，用章申请阶段审查合同风险及用章类型的前提下，为进一步缩小风险，要求请款人在系统中对应的合同立项中请款，并注明款项计算依据，财务部门进行付款审批时首先查看合同用章情况，另外如果发现已付款总额已大幅度超过合同暂定总价的情况，需引起重视，必要时可建议签订补充协议。

8.做好资料管理工作，组织定期或不定期抽查。例如合同文本、影响结算的相关资料，针对上游而言，是施工单位计算工程造价主张工程款的依据，针对下游而言，是施工单位对外付款、计算建设成本的数据来源，而对内部管理而言，公司派驻人员也可以通过查看相应资料，以掌握是否存在违规用章等风险情况，及时弥补漏洞。

解除原有授权后的交接：

9.与内部承包人解除合同后，及时清点由项目部管理的印章，收回授权文件，如果存在遗失的情况，要求内部承包人及保管人员出具书面说明，并就遗失情况及时进行公示。

三、后记

千里之堤以蝼蚁之穴溃，百尺之室以突隙之烟焚。用章管理流程看似烦琐，可印章一旦失去监管无异于项目财务管理失控，不可不察。简言之，为尽量减少项目部人员违规使用技术资料专用章等项目部印章进行经济活动，对公司造成的可能风险，公司需事前制定严格的印章管理制度、明确授权、做好合同文本设计，事中做好合同签署的监管；事后在材料收取、款项支付上做好核查工作。

注释

[1] （2018）浙民再237号案件中，法院认为：本案的争议焦点是施工单位A公司是否为买卖合同的相对方，应否承担付款责任。综合现有证据不足以认定卖方B公司为善意且无过失地相信蒋某具有代理权，理由如下：1.《产品买卖合同》中加盖有A公司项目部章，印章中明确注明“不得用于任何经济来往和经济合同”；2.合同签署人蒋某不是A公司的员工，亦不是案涉工地的实际承包人，且未有其他证据证明B公司足以相信蒋某有权代理或代表A公司；3.A公司未向B公司支付过案涉管道货款，亦未接受B公司开具的相应货物发票。4.案涉货物是否已实际运至案涉工地并用于案涉工程，与合同相对方的认定无直接关联性。

[2] （2020）浙民再38号案件中，法院认为：案涉工程由A公司中标后，交由挂靠人周某施工，周某将工程又转包给廖某，廖某使用技术专用章以A公司名义与B公司签订了分包合同。根据B公司提供的《工程开工报申表》《整改回复单》、主体（基础）结构分部验收申报表》非技术资料上均加盖了上述技术专用章，即现有证据证明A公司使用该章已经突破了其原有的使用用途。且案涉工程A公司、B公司均进行了投标，最后是A公司中标，对此双方均为明知，故作为B公司，其在签订《沥青路面施工合同》时完全有理由相信廖某系代表A公司，符合表见代理特征。结合合同的具体履行过程中，B公司提供的《建筑业统一发票》显示付款方为A公司，收款方为B公司，即A公司与B公司之间有直接的付款行为。客观上，B公司亦实际进行了施工。综上，A公司受《沥青路面施工合同》约束，应承担因此产生的法律后果。

[3] 《民法典》第170条第一款，执行法人或者非法人组织工作任务的人员，就其职权范围内的事项，以法人或者非法人组织的名义实施的民事法律行为，对法人或者非法人组织发生效力。

[4] 《民法典》第170条第二款，法人或者非法人组织对执行其工作任务的人员职权范围的限制，不得对抗善意相对人。

《民法典》第172条，行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效。

[5] 《民法典》第171条第一款，行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，未经被代理人追认的，对被代理人不发生效力。

作者简介：

叶诗语 律师

浙江东鹰律师事务所建设工程二部律师